Achat immobilier, succession, donation, contrat de mariage : chaque démarche notariale implique l'envoi de documents personnels souvent très sensibles comme les pièces d'identité, les avis d'imposition, les relevés bancaires ou encore les actes de propriété. Ces échanges, encore trop souvent réalisés par e-mail, exposent aussi bien le client que le notaire à des risques réels : perte de documents, fraude au RIB, usurpation d'identité. Le recours à un dossier sécurisé change la donne. Voici pourquoi et comment il vous permet d'échanger en toute confiance avec votre étude notariale.
Une copie de carte d'identité, un RIB ou un acte de propriété envoyés par e-mail non protégé peuvent, en cas d'interception, être utilisés pour usurper une identité ou détourner des fonds. Dans le cadre d'une transaction immobilière, les montants en jeu en font une cible de choix pour les cybercriminels.
Ces dernières années, de nombreux clients ont été victimes d'escroqueries où un fraudeur, ayant intercepté un échange d'e-mails avec l'étude, se fait passer pour le notaire afin de demander un virement vers un compte frauduleux. Cette fraude repose presque toujours sur un point commun : un échange de documents ou d'informations non sécurisé, facilement piraté ou usurpé.
Le notaire est tenu au secret professionnel, mais cette protection ne vaut que si le canal utilisé pour transmettre vos documents est lui-même sécurisé. Un dossier partagé par un simple e-mail classique fragilise cette garantie, quelle que soit la rigueur du professionnel qui le reçoit.
Pour permettre aux notaires d’échanger des documents de façon sécurisée avec leurs clients, FoxNot met à disposition deux solutions : DocSecure et la plateforme FoxNot.
Via la plateforme DocSecure, vous pouvez mettre à disposition ou demander un document à votre notaire ou tout autre professionnel de façon sécurisée et instantanée.
Via la plateforme FoxNot, dans le cadre d’un dossier notarié, votre notaire vous invite à échanger des documents et/ou répondre à un questionnaire sur un espace partagé.
Si vous souhaitez en savoir plus sur DocSecure ou la plateforme FoxNot, découvrez plus de détails sur notre page dédiée aux particuliers.
Déposer ses documents dans un espace sécurisé évite l'angoisse de savoir si un e-mail contenant sa pièce d'identité ou son RIB a bien été reçu par la bonne personne, ou s'il a pu être intercepté en chemin.
En centralisant les échanges de coordonnées bancaires et d'instructions de paiement au sein d'un espace authentifié, un dossier sécurisé réduit fortement le risque de fraude au faux RIB, qui prospère précisément sur la vulnérabilité des e-mails classiques.
Plus besoin de multiplier les envois par e-mail, de comprimer des fichiers trop volumineux ou de chercher un ancien message pour retrouver un document : tout est centralisé, classé et accessible à tout moment depuis l'espace personnel.
La traçabilité des dépôts et consultations permet, en cas de désaccord sur la date de transmission d'un document, de disposer d'une preuve fiable et horodatée.
Demandez à votre étude notariale de vous ouvrir un accès à son espace client sécurisé dès l'engagement de votre dossier, plutôt que d'attendre une échéance urgente.
Évitez d'envoyer vos pièces par e-mail « en parallèle », même par habitude : privilégiez systématiquement le dépôt via l'espace sécurisé, seul canal garantissant la confidentialité de vos données.
Ne réutilisez pas le mot de passe de votre messagerie personnelle pour votre espace notarial. Un mot de passe dédié et suffisamment complexe limite les risques en cas de piratage d'un autre de vos comptes.
Un e-mail suspect prétendant venir de votre notaire, une demande de document inhabituelle, un changement soudain de coordonnées bancaires : contactez directement l'étude par téléphone pour vérifier avant toute action.
Les études notariales sont soumises au RGPD au même titre que tout professionnel traitant des données personnelles. Elles doivent notamment garantir la sécurité des données de leurs clients par des mesures techniques adaptées, informer en cas de violation de données les concernant, et limiter l'accès aux informations aux seules personnes habilitées à les connaître. Le recours à un dossier sécurisé s'inscrit directement dans le respect de ces obligations, tout en offrant au client une visibilité claire sur le traitement de ses propres données.
Le dossier sécurisé n'est plus une option de confort mais une véritable garantie de confiance dans la relation entre un client et son notaire. Il protège contre les fraudes de plus en plus sophistiquées, simplifie les échanges de documents et offre une traçabilité précieuse tout au long d'un dossier, qu'il s'agisse d'un achat immobilier, d'une succession ou de toute autre démarche notariale. Avant de transmettre vos documents personnels, assurez-vous toujours que votre étude vous propose ce type d'espace sécurisé, et privilégiez-le systématiquement à l'e-mail classique.
Il n'existe pas d'obligation légale imposant un outil précis, mais les notaires ont une obligation de sécuriser les données de leurs clients. De nombreuses études proposent aujourd'hui un espace client sécurisé pour répondre à cette exigence.
Méfiez-vous de toute demande urgente de virement, de tout changement de coordonnées bancaires communiqué uniquement par e-mail, ou de messages contenant des fautes ou une adresse d'expéditeur légèrement différente de l'adresse habituelle de votre étude. En cas de doute, appelez directement votre notaire en utilisant un numéro que vous connaissez déjà.
Vos documents sont archivés et horodatés dans DocSecure, dans le cadre du RGPD, pendant deux ans.
