Politique de confidentialité Foxnot plateforme

Données personnelles

Soucieuse du respect de votre vie privée, la protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures.

Aussi la présente politique a pour objectif de vous fournir une information concise et pertinente concernant les traitements de données personnelles effectués pour la mise en œuvre des sites internet https://app.foxnot.com et https://dataroom.foxnot.com.

Définitions

Client : désigne un membre de l’étude autorisé à utiliser le service avec ses clients et contacts.

Données personnelles : toute information relative à une personne identifiée ou identifiable directement ou indirectement (ci-après, « données » ou « données personnelles »).

Traitement de données personnelles : toute opération portant sur des données personnelles telles que la collecte, l’enregistrement, l’extraction, la modification, etc. (ci-après, « traitement » ou « traitement de données personnelles »).

Personnes concernées : toute personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement (ci-après, « Client » ou « Utilisateur»).

Responsable de traitement : personne physique ou morale qui détermine la finalité et les moyens du traitement.

Délégué à la protection des Données (DPO) : personne désignée par le responsable de traitement pour notamment contrôler le respect de la réglementation, être le point de contact pour les questions relatives aux droits des personnes concernées et coopérer avec la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Cookies : fichier informatique (traceur) déposé et lu notamment suite à la consultation d’un site internet, la lecture d’un courrier électronique, l’utilisation d’une application ou d’un logiciel, quel que soit le terminal utilisé.

Utilisateur : désigne une personne physique ou le représentant d’une institution (banque, mairie, collectivité…) invité par le Client à utiliser la Solution.

Les traitements mis en œuvre concernant les données de l’Utilisateur sont réalisés par FoxNot en qualité de sous-traitant de l’étude à laquelle appartient le Client, portant la responsabilité de déterminer la base légale du traitement, en sa qualité de responsable du traitement.

Droits des personnes concernées

Conformément aux dispositions de la loi N° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations les concernant. Il dispose également du droit de demander la limitation du traitement, la portabilité des données, ou encore de retirer son consentement si le traitement repose sur cette base légale.

L’Utilisateur doit exercer ces droits auprès du Client, étant son point de contact au sein de l’étude ayant la qualité de responsable du traitement.

Si l’Utilisateur estime que ses droits n’ont pas été respectés par le Client, il peut adresser une réclamation à la CNIL.

Description de la finalité des traitements de données

FoxNot collecte des données auprès des Utilisateurs afin de pouvoir opérer le service et réaliser différents traitements.

Auprès des Utilisateurs, et sur instruction du Client :

• Nom, prénom, adresse email, rôle

• RIB de l’Utilisateur ou tout autre document que l’Utilisateur souhaite partager avec l’Etude

• Toute information concernant l’acte en cours, et l’Utilisateur, nécessaire à la constitution du dossier

• Date de dernière mise à jour

Dans le but de gérer le dossier de l’Utilisateur auprès du Client, et notamment :

1/ De créer le compte de l’Utilisateur et de donner à l’utilisateur l’accès au Service

2/ D’inviter et notifier par email les Utilisateurs

3/ D’échanger des RIB ou tout autre document avec les Utilisateurs

4/ De collecter toute information sur le dossier en cours au moyen d’un questionnaire « intelligent »

5/ D’enregistrer les dates de dernière mise à jour du dossier

6/ D’assurer la traçabilité des informations saisies au sein du dossier

Destinataires des données

Les données personnelles du Client ou de l’Utilisateur ne sortent jamais de la Plateforme FoxNot exceptées bien sûr lorsqu’elles sont exportées vers le logiciel de l’Etude, à la demande de celle-ci, et dans le cadre du traitement des dossier en cours ente l’Utilisateur et son notaire. FoxNot est en effet interfacé avec les logiciels des notaires.

Conservation des données

Par principe, pour les traitements mis en œuvre concernant les données de l’Utilisateur, il revient à l’étude de déterminer les durées de conservation des données.

Toutefois, par défaut, FoxNot a paramétré les durées de conservation suivantes, sauf instruction contraire du Client :

• Pour le Client (Etude), les documents transmis ou récupérés sont conservés 6 mois à partir de la dernière action effectuée concernant ce document.

• Les coordonnées de l’Utilisateur (client de l’étude) et l’historisation des dates de ces échanges sont conservées 2 ans à partir de la date de la dernière action concernant le client.

Modifié le 23/10/2025